نحوه ثبت هزینه
ثبت هزینه ها
برای ثبت هزینه های متفرقه در نرم افزار می بایست سند حسابداری ثبت کنید و مراحل زیر را انجام دهید :
ابتدا می بایست حساب هزینه خود را تعریف کنید.
ثبت هزینه در سه سطح مختلف قابل تعریف می باشد
در سطح اول باید حساب کل آن را مشخص کنید، اگر حساب کل هزینه شما زیر مجموعه حساب های پیش فرض تعریف شده در سیستم برای هزینه ( هزینه های توزیع و فروش ، هزینه های عمومی و هزینه های پرسنلی ) قرار بگیرد، نیازی به تعریف حساب کل ندارید.
در غیر اینصورت برای تعریف حساب کل بر روی کلیک کرده و حساب هزینه کل را تعریف کنید(قسمت تصویر زیر).
نکته
- در بیشتر موارد نیاز به تعریف حساب کل (برای هزینه) نیست و از همین سه حساب پیش فرض تعریف شده در سیستم یکی را انتخاب کنید.
در سطح دوم بعد از مشخص کردن حساب کل ، می بایست حساب معین را مشخص کنید ، در صورتی که حساب معین مرتبط با هزینه شما در زیر مجموعه حساب های کل مربوطه وجود دارد، نیازی به تعریف مجدد نیست.
در غیر اینصورت جهت تعریف حساب معین مرتبط با هزینه همانند قسمت قبل بر روی دکمه کلیک کرده و حساب معین را انتخاب کرده و گروه و کل را نیز مشخص کنید و عنوان حساب معین را وارد کرده و بر روی ثبت کلیک کنید(قسمت تصویر زیر) .
در مرحله آخر می بایست حساب تفصیل هزینه را مشخص کنید، در واقع برای ثبت سند حسابداری نیاز است که حتما تفصیل آن را تعریف کنید، بنابراین برای ایجاد حساب تفصیل از "منوی اطلاعات پایه > حساب های تفصیل" بر روی دکمه کلیک کنید.
ابتدا عنوان حساب هزینه را مشخص کرده و در قسمت پایین حساب های معین مرتبط با تفصیل مورد نظر را مشخص کنید. توجه داشته باشید برای یک حساب تفصیل می توان چندین معین را مشخص کرد.
فرض کنیم شما میخواهید هزینه اجاره مکان آموزشگاه را در نرم افزار ثبت کنید :
برای حساب کل این هزینه ، یک حساب جدید با عنوان هزینه های جاری ایجاد کنید.
به دلیل اینکه حساب کل جدید تعریف کردید باید حتما حساب معین را هم ایجاد نمائید و عنوان هزینه اجاره را برای معین حساب مربوطه مشخص کنید.
از این قسمت ابتدا معین هزینه اجاره و سپس تفصیل "هزینه اجاره آموزشگاه" را انتخاب کرده و مبلغ اجاره را در قسمت بدهکار وارد کنید.
در صورتیکه تعداد هزینه های شما بیشتر از 1 عدد است بر روی دکمه کلیک کرده و سایر هزینه ها را نیز مشخص کنید.
در ردیف بعدی باید حساب یا حساب های بستانکار را مشخص کنید که به عنوان مثال اگر قرار است شخصی را بابت پرداخت این هزینه بستانکار کنید می بایست از قسمت حساب معین > حساب های پرداختنی و از قسمت تفصیل > شخص مربوطه را مشخص کنید.
پس از تکمیل تمام ردیف های سند و در صورت تراز بودن ( مساوی بودن مبلغ بدهکار و بستانکار سند ) بر روی کلیک کنید.
نکته :
- بهتر است برای ثبت اجاره مکان در قسمت "اشخاص > سایر اشخاص" مالک آموزشگاه را تعریف کرده و در زمان ثبت سند هزینه نیز ایشان را بستانکار کنید. پس از آن طی سند پرداخت مالک را بدهکار می کنید و در مجموع حساب صفر می شود.
نکته مهم :
- دقت داشته باشید در زمان انتخاب حساب ها ، تفکیک شعبه وجود ندارد و تمامی حساب ها برای شما لیست می شود و می بایست حسابی را انتخاب کنید که مرتبط با شعبه انتخابی در پایین صفحه است.
راهنمای ویدیوئی ثبت هزینه